マイナンバーカードは2018年から始まりました。2019年5月末の時点で約1,703万枚が配布され、日本人口に対する普及率は約13.3%といわれています。まだまだ普及率としては低いかもしれませんが、雇用の際には必要な場面があります。例えば、雇用保険届け出にもマイナンバーは必要になりました。
ところで、外国人はそもそもマイナンバーを付与されているのでしょうか。その場合、日本人と同様の手続きなのでしょうか。今回は外国人を雇用した際のマイナンバーの扱いについてお伝えします。
そもそもマイナンバーとは？
マイナンバー制度は、住民票を持つ国民に対して1人1つのマイナンバーを付与するものです。マイナンバーは行政を効率化し、利便性を高めて、公平・公正な社会を実現するための社会基盤といわれています。
参照元：「マイナンバー制度」総務省
外国人にもマイナンバーは付与される？
それでは、外国人にもマイナンバーは付与されているのでしょうか。
マイナンバーとは日本に住民票を有するすべての方（外国人の方も含まれます。）が持つ12桁の番号です。
「マイナンバー制度について」内閣府
上記の通り、住民票を持つすべての方が対象であるため、外国人であっても日本に中長期的に滞在するために住民登録をした時点でマイナンバーが付与されます。その後、通知カードが登録した住所に簡易書留にて郵送されます。
外国人雇用の際のマイナンバー
それでは日本人と同様に手続きにはマイナンバーが必要なのでしょうか。結論から言うと必要です。国籍に関わらず、日本人と同様の条件を満たせば雇用保険や社会保険は適用されるので、それらの手続きに必要なマイナンバーも本人から提出してもらう必要があります。
取り扱いの注意点
マイナンバーは国籍に関わらず各個人に1つしかないもので、かつ社会保険など様々な手続きに用いるものです。したがって、取り扱いは厳重に行う必要があります。取り扱いの際には、取り扱いの注意点がまとめてある「ガイドライン」に沿って、管理しましょう。具体的には下記のよな注意点があります。
参考：「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」個人情報保護委員会
個人情報収集の制限
法律によって雇用主がマイナンバーを収集することができる理由は定められています。それ以外で従業員に提出を求めることが基本的にできません。提出を求めることができるのは、社会保険及び税に関する手続きをするときのみです。その際、マイナンバーの使用目的を従業員に通知する必要があります。
マイナンバーの提出は強制できない
従業員は雇用主に求められた場合、許された目的に利用するときは提出する義務があります。しかし、強制ではないので拒否ができないわけではありません。実際は、2020年2月現在は各種手続きもマイナンバーの記載がなくとも受理されます。しかし、その場合は税務署などから「なぜ、マイナンバーの記載がないのか」という問い合わせが来ることもありますので、経緯と理由を明らかにしておく必要があります。
ただ将来的に、各種手続きにマイナンバーが必須となる法律などが整備される可能性もないとは言えないため、基本的には取得する姿勢の方が、後々になって体制を変えるということをせずに済むかもしてません。
マイナンバーの管理・破棄
社会保険や税に関する手続きでマイナンバーが必要な場合は、保管することができます。もし手続きの必要がなくなった場合は、破棄しなければなりません。必要がないのに保管するということはできません。
マイナンバーの紛失や漏洩の防止
雇用主はマイナンバーの紛失や防止に努める必要があります。個人情報保護委員会が2018年6月に発表した調査報告によれば2017年度にはマイナンバーの漏洩関連事故は374件でその前年に比べて2倍以上になっているとのことでした。マイナンバーの紛失や漏洩は、場合によって罰則があります。どちらにしても重要な個人情報であるマイナンバーの取り扱いには十分に注意が必要です。
まとめ
いかがでしたでしょうか。結論としてマイナンバーの取り扱いに関しては、日本人とほぼ同様と考えて間違いないでしょう。ただ、外国人はマイナンバーの存在を知らずに郵送された通知カードを受け取っていない場合もあり得ます。郵送から間もなければ郵便局や市区町村で保管されています。しかし、保管期間を過ぎてしまうと、破棄されてしまい市区町村に再発行を申請する必要があります。その場合は500円の手数料がかかります。
外国籍であっても基本的に中長期(3ヶ月以上)滞在する外国人には住民登録をした際にマイナンバーが付与されます。日本人と同様に社会保険などの手続きに必要なものなので、雇用後のプロセスにマイナンバーの収集も組み込んでおきましょう。