海外にいる外国人を雇用する際、来日前に就労ビザ（在留資格）を取得しなければ、外国人は日本で働くことができません。就労ビザ（在留資格）の取得には外国人本人が母国にある日本大使館（領事館）に「在留資格認定証明書」を提出し審査を受ける必要があります。
したがって採用企業が代理で地方出入国在留管理局に「在留資格認定証明書交付申請」を提出し、後ほど自社に届く「在留資格認定証明書」を本人に送付してあげなければなりません。そのような「在留資格に関する申請」中に、届くかもしれないものが「資料提出通知書」です。
今回は資料提出通知書についてお伝えします。
そもそも在留資格認定証明書とは？
外国人が日本で働くためには「就労ビザ」で入国し該当する「在留資格」を取得しなければいけません。なぜならば「在留資格」がない、あるいは「取得した在留資格に該当する活動」以外の労働に従事していた場合は「不法就労」となり罰せられることになるからです。
そのため、外国人を採用する企業は外国人の出入国を管轄している「地方出入国在留管理局」に雇用する外国人が日本で働くための「在留資格」を申請する必要があります。「在留資格」を発行できますという証明が「在中資格認定証明書」なのです。
在留資格認定証明書の申請に必要なもの
在留資格認定証明書を交付するかどうかは、地方出入国在留管理局が判断します。その基準は、当該外国人が日本で申請された「在留資格」で働くことがその外国人の経験や知識に合致しているかどうか、同時に採用企業が継続的に適正に外国人を雇用することができるか、などです。
そのため申請人（外国人）に係る書類（履歴書や学位証明書など）や、採用企業に係る書類（登記謄本や。決算書など）の提出を求められます。提出する書類は申請する「在留資格」で異なります。提出書類は外国語の場合は、日本語に翻訳したものが必要になります。
参照元：「日本での活動内容に応じた資料【在留資格認定証明書交付申請】」法務省
資料提出通知書とは？
地方出入国在留管理局は、提出された書類や資料をもとに審査をします。しかし、審査をしていく中で、提出されている書類だけでは許可または不許可の判断が難しい場合があります。そのような時に、追加で書類や資料の提出を求めるために「資料提出通知書」が代理で申請している採用企業に送られてくるのです。
資料提出通知書が届いた場合の対応
追加提出の期限
資料提出通知書が届いた場合、早急に審査に必要な書類や資料を追加で地方出入国在留管理局に提出する必要があります。基本的には2週間程度が期限となっています。しかし、本国から取り寄せる必要があるものだと間に合わない可能性があります。
そのような場合はすぐに地方出入国在留管理局に連絡をして、提出期限を延長してもらいましょう。もし、提出期限までに連絡をしなかった場合は現在ある書類だけで在留資格認定の可否が判断されます。
追加提出の必要がある書類
すべて「資料提出通知書」に記載されています。企業側に関する資料を求めるものと、申請人（外国人）に関する資料を求めるものがあります。
追加提出の際の留意点
ただ指示された書類を出すだけでは、不許可になってしまう可能性もあります。必要なのは「なぜ、資料が足りないと判断されたのか」という考え方です。すでに提出した資料や書類に対して不信感や信用できない疑義が生じたということかもしれません。その場合は、それらを晴らせるように資料を準備する必要があります。
追加提出を求められるのは、多くの場合、すでに提出した書類の補足説明するものです。例えば実際に当該外国人がする業務の1日スケジュールや、キャリアプラン、従業員名簿など会社として受け入れが可能かどうかの具体性を判断するための書類です。または申請人（外国人）の専門知識や経験を裏付けるために必要な書類などがあります。
まとめ
いかがでしたでしょうか。もし「資料提出通知書」が届いた場合は内容を確認し、準備に必要な時間を計算しましょう。記載されている期限では間に合わない場合は、地方出入国在留管理局に連絡を取り期限延長を交渉しましょう。
追加提出が必要な書類や、対策に不明な点がある場合は就労ビザが得意な行政書士に相談することが一番確実です。コストはかかりますが、その外国人に見込める利益なども考慮し判断することをおすすめします。