Nhật Bản đang phải đối mặt với tình trạng thiếu hụt lao động trong một số ngành nghề như hộ lý, sản xuất, xây dựng, dịch vụ ăn uống và lưu trú. Trong bối cảnh đó, nhiều doanh nghiệp đã mở rộng tuyển dụng lao động nước ngoài để bổ sung nguồn nhân lực còn thiếu. Các buổi giới thiệu tuyển dụng vì vậy trở thành cơ hội để ứng viên nước ngoài tìm hiểu cụ thể về công việc, điều kiện ứng tuyển và môi trường làm việc tại doanh nghiệp.
Tuy nhiên, khi đối tượng tuyển dụng không chỉ gồm du học sinh và người lao động nước ngoài muốn chuyển việc tại Nhật Bản mà còn mở rộng đến ứng viên đang sinh sống ở nước ngoài, khối lượng công việc của doanh nghiệp cũng tăng lên. Với hệ thống đặt lịch, ứng viên có thể chủ động chọn buổi còn chỗ và đăng ký trực tuyến, trong khi doanh nghiệp có thể quản lý tập trung tình trạng đăng ký và thông tin người tham gia. Bài viết này phân tích vai trò của việc quản lý lịch đăng ký, những khó khăn thường gặp khi xử lý thủ công và các chức năng cần có trong hệ thống đặt lịch dành cho buổi giới thiệu tuyển dụng người nước ngoài.
Vì sao cần quản lý lịch đăng ký cho buổi giới thiệu tuyển dụng dành cho người nước ngoài?
Khi tổ chức buổi giới thiệu tuyển dụng dành cho người nước ngoài, doanh nghiệp không chỉ cần nắm được số người tham gia mà còn phải cung cấp đầy đủ thông tin để ứng viên chọn được lịch phù hợp. Du học sinh tại Nhật Bản, người nước ngoài đang đi làm và ứng viên sống ở nước ngoài có thể khác nhau về điều kiện ứng tuyển cũng như khung giờ thuận tiện. Doanh nghiệp cũng có thể bố trí nhiều lịch tùy theo vị trí tuyển dụng, ngôn ngữ sử dụng và hình thức tổ chức. Vì vậy, việc trình bày rõ thông tin ngay từ khi tiếp nhận đăng ký sẽ giúp giảm tình trạng hiểu nhầm và lúng túng trong ngày diễn ra buổi giới thiệu.
Cung cấp rõ điều kiện tham gia
Trước khi đăng ký, ứng viên thường muốn biết rõ nội dung công việc, yêu cầu về trình độ tiếng Nhật, địa điểm làm việc, điều kiện ứng tuyển, chế độ làm việc và quy trình tuyển chọn. Khi các yêu cầu này được trình bày rõ trên trang đặt lịch, ứng viên sẽ dễ xác định buổi giới thiệu có phù hợp với mình hay không. Nếu mỗi vị trí yêu cầu bằng cấp hoặc kinh nghiệm khác nhau, doanh nghiệp nên ghi riêng điều kiện áp dụng cho từng buổi. Cách làm này giúp giảm số trường hợp đăng ký không đúng đối tượng, đồng thời tạo thuận lợi cho quá trình tuyển chọn sau buổi giới thiệu.
Sắp xếp nhiều lịch và hình thức tổ chức
Doanh nghiệp có thể tổ chức nhiều buổi giới thiệu khác nhau tùy theo vị trí tuyển dụng, nhóm ứng viên và ngôn ngữ sử dụng. Một số đơn vị tổ chức trực tiếp cho người đang sống tại Nhật Bản, đồng thời mở các buổi trực tuyến cho ứng viên ở nước ngoài. Nếu đối tượng tham gia, hình thức tổ chức, ngôn ngữ và giờ bắt đầu của từng buổi được trình bày rõ trên trang đặt lịch, ứng viên sẽ dễ chọn lịch phù hợp hơn. Doanh nghiệp cũng có thể theo dõi số lượng đăng ký theo từng buổi và hạn chế tình trạng nhầm ngày hoặc nhầm hình thức tham gia.
Giúp ứng viên chủ động chuẩn bị
Những ứng viên chưa quen với quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp Nhật Bản có thể cảm thấy lo lắng nếu không biết sau khi đăng ký cần làm gì. Khi lịch trình trong ngày và các nội dung cần chuẩn bị không được thông báo đầy đủ, một số người có thể ngần ngại tham gia hoặc phải liên hệ nhiều lần để hỏi lại. Nếu được cung cấp trước ngày giờ, cách thức tham gia, giấy tờ cần chuẩn bị, quy trình tiếp nhận và thông tin liên hệ, ứng viên sẽ chủ động hơn trước buổi giới thiệu. Doanh nghiệp cũng giảm được số trường hợp phải trả lời riêng từng người.
Những khó khăn khi quản lý đăng ký thủ công
Nếu tiếp nhận đăng ký qua email, điện thoại hoặc Google Sheets, nhân viên tuyển dụng phải tự sắp xếp lịch, cập nhật danh sách và gửi hướng dẫn cho từng người. Cách làm này vẫn có thể đáp ứng khi số buổi và số người đăng ký còn ít. Tuy nhiên, khi đối tượng tham gia và hình thức tổ chức ngày càng đa dạng, thời gian dành cho việc kiểm tra, nhập liệu và đối chiếu thông tin cũng tăng lên. Dưới đây là những khó khăn thường gặp khi doanh nghiệp quản lý thủ công.
Mất nhiều thời gian sắp xếp lịch và kiểm soát số người tham gia
Khi tiếp nhận đăng ký qua email hoặc điện thoại, nhân viên tuyển dụng phải trao đổi riêng với từng ứng viên về thời gian mong muốn, sau đó kiểm tra số chỗ còn lại mới có thể xác nhận lịch. Nếu buổi đó đã đủ người, nhân viên lại phải đề xuất ngày khác và chờ phản hồi. Với doanh nghiệp tổ chức nhiều buổi, việc liên tục kiểm tra số chỗ trống ở từng khung giờ sẽ tốn không ít thời gian. Số lượt trao đổi càng nhiều, nhân viên càng có ít thời gian hơn cho các công việc chính như chuẩn bị tài liệu hoặc xử lý hồ sơ tuyển dụng. Đây là gánh nặng đáng kể đối với những doanh nghiệp thường xuyên tổ chức các buổi giới thiệu hoặc tiếp nhận nhiều lượt đăng ký cùng lúc.
Thông tin người tham gia nằm rải rác ở nhiều kênh
Doanh nghiệp tuyển dụng lao động nước ngoài thường sử dụng nhiều kênh như trang tuyển dụng của công ty, các website việc làm, đơn vị giới thiệu việc làm, trường đại học, trường tiếng Nhật và mạng xã hội. Nếu thông tin đăng ký nằm rải rác trên hệ thống của từng kênh hoặc trong nhiều bảng tính khác nhau, nhân viên sẽ mất thời gian tổng hợp danh sách người tham gia. Việc nhập lại dữ liệu bằng tay cũng dễ dẫn đến sai tên, sai thông tin liên hệ, bỏ sót hoặc ghi trùng. Ngoài ra, nếu sau khi nhận đăng ký doanh nghiệp vẫn phải hỏi riêng về vị trí mong muốn, trình độ tiếng Nhật hoặc nơi cư trú, khối lượng công việc chuẩn bị sẽ tiếp tục tăng.
Tốn công gửi hướng dẫn và xử lý thay đổi
Trước ngày tổ chức, doanh nghiệp cần thông báo cho người tham gia về địa điểm, giấy tờ cần mang theo, cách làm thủ tục và thông tin liên hệ. Với hình thức trực tuyến, doanh nghiệp còn phải gửi đường dẫn tham gia và hướng dẫn sử dụng công cụ họp trực tuyến. Nếu gửi riêng cho từng người, nhân viên có thể bỏ sót người nhận hoặc gửi nội dung không thống nhất. Khi lịch bị thay đổi hoặc có người hủy đăng ký, danh sách người tham gia và thông tin vận hành được chia sẻ giữa các bộ phận cũng phải được cập nhật kịp thời. Nếu thông tin thay đổi không được cập nhật đầy đủ, khâu đón tiếp và tổ chức trong ngày diễn ra buổi giới thiệu rất dễ xảy ra nhầm lẫn.
Các chức năng cần có trong hệ thống đặt lịch
Khi lựa chọn hệ thống đặt lịch, doanh nghiệp không nên chỉ xem xét khả năng tiếp nhận đăng ký. Hệ thống còn cần hỗ trợ cung cấp thông tin cho ứng viên nước ngoài và giúp nhân viên quản lý danh sách người tham gia trong nội bộ. Trước khi triển khai, doanh nghiệp nên xác định rõ đối tượng tham gia, ngôn ngữ sử dụng, hình thức tổ chức, số lượng tối đa và những thông tin cần thu thập khi đăng ký. Đây là cơ sở để lựa chọn các chức năng phù hợp. Dưới đây là những chức năng tiêu biểu có thể hỗ trợ việc tổ chức buổi giới thiệu tuyển dụng dành cho người nước ngoài.
Trang đặt lịch hỗ trợ nhiều ngôn ngữ
Để tự đăng ký, trước hết ứng viên phải hiểu được nội dung trên trang đặt lịch. Doanh nghiệp cần kiểm tra hệ thống hỗ trợ những ngôn ngữ nào và có cho phép hiển thị nội dung do doanh nghiệp tự nhập bằng nhiều ngôn ngữ hay không, chẳng hạn như tên sự kiện, đối tượng tham gia, điều kiện ứng tuyển và các lưu ý. Nếu chưa thể dịch toàn bộ thông tin sang nhiều ngôn ngữ, nên ưu tiên những mục ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định đăng ký, chẳng hạn như ngày giờ, ngôn ngữ sử dụng, đối tượng tham gia và hình thức tổ chức. Thuật ngữ dùng trên trang đặt lịch và trong nội dung hướng dẫn cũng cần được thống nhất để tránh gây nhầm lẫn.
Quản lý số người đăng ký và thu thập thông tin ứng viên
Khi quy định số người tối đa cho từng buổi, doanh nghiệp có thể theo dõi số người đã đăng ký và số chỗ còn lại ngay trên hệ thống. Nếu hệ thống tự động ngừng nhận đăng ký khi đã đủ chỗ, doanh nghiệp sẽ tránh được tình trạng vượt quá số lượng và giảm công việc điều chỉnh lịch sau đó. Biểu mẫu đăng ký có thể được dùng để thu thập vị trí ứng tuyển, nơi cư trú, trình độ tiếng Nhật, tình trạng việc làm hiện tại và mục đích tham gia. Dựa trên những thông tin này, doanh nghiệp có thể chuẩn bị tài liệu và nội dung giới thiệu phù hợp hơn. Tuy nhiên, quá nhiều câu hỏi sẽ khiến ứng viên mất thời gian và dễ bỏ dở giữa chừng. Vì vậy, chỉ nên yêu cầu những thông tin thực sự cần thiết cho công tác chuẩn bị và tổ chức buổi giới thiệu.
Email xác nhận và nhắc lịch tự động
Sau khi ứng viên đăng ký, hệ thống có thể tự động gửi ngày giờ, địa điểm và cách thức tham gia. Nhờ đó, nhân viên tuyển dụng không phải liên hệ riêng với từng người. Trước ngày tổ chức, doanh nghiệp có thể gửi thêm thông báo nhắc lịch, trong đó nêu lại cách làm thủ tục, vật dụng cần chuẩn bị và các lưu ý quan trọng. Nếu có ứng viên tham gia từ nước ngoài, nên ghi rõ múi giờ bên cạnh giờ bắt đầu theo giờ Nhật Bản để tránh nhầm lẫn do chênh lệch thời gian. Việc thống nhất nội dung và thời điểm gửi thông báo cũng giúp hạn chế tình trạng mỗi nhân viên hướng dẫn một cách khác nhau hoặc bỏ sót người nhận. Doanh nghiệp cũng nên kiểm tra trước cách hệ thống thông báo khi có thay đổi hoặc hủy đăng ký.
Quản lý đường dẫn tham gia trực tuyến
Nếu tổ chức nhiều buổi trực tuyến, doanh nghiệp nên sử dụng chức năng cài đặt đường dẫn tham gia cho từng khung giờ và tự động gửi đến người đã đăng ký. Khi thông tin đăng ký được liên kết với đúng đường dẫn, nguy cơ gửi nhầm đường dẫn của buổi khác sẽ giảm đi. Ngoài khả năng kết nối với công cụ họp trực tuyến, doanh nghiệp cũng cần kiểm tra xem hệ thống có thể gửi lại thông báo cho đúng người khi đường dẫn được thay đổi hay không. Hình thức trực tuyến tạo điều kiện cho ứng viên ở xa hoặc đang sinh sống ngoài Nhật Bản tham gia, qua đó giúp doanh nghiệp mở rộng phạm vi tiếp cận ứng viên.
Hệ thống đặt lịch nên chọn RESERVA
Đối với việc đăng ký tham gia các buổi giới thiệu tuyển dụng dành cho người nước ngoài, RESERVA là giải pháp phù hợp để tiếp nhận và quản lý lịch đăng ký. Đây là một trong những hệ thống đặt lịch trực tuyến hàng đầu tại Nhật Bản, hiện có khoảng 350.000 doanh nghiệp đưa vào sử dụng và triển khai ở hơn 350 ngành nghề, loại hình kinh doanh. Người dùng có thể đăng ký rất đơn giản, kể từ khi đăng ký tài khoản đến khi hoàn tất thiết lập hệ thống đặt lịch chỉ mất nhanh nhất 3 phút. RESERVA cũng cung cấp gói miễn phí không giới hạn thời gian, phù hợp với các doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí ban đầu hoặc dùng thử trước khi quyết định triển khai chính thức.
Tổng kết
Khi tổ chức buổi giới thiệu tuyển dụng dành cho người nước ngoài, doanh nghiệp cần trình bày rõ điều kiện tham gia và hình thức tổ chức, đồng thời quản lý tập trung lịch, số lượng người tham gia, thông tin ứng viên và nội dung hướng dẫn trước buổi giới thiệu. Hệ thống đặt lịch đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp tổ chức nhiều buổi theo vị trí hoặc ngôn ngữ khác nhau, tiếp nhận đăng ký từ cả trong và ngoài Nhật Bản hoặc thường xuyên tổ chức các buổi giới thiệu tuyển dụng. Khi lựa chọn hệ thống, doanh nghiệp cần kiểm tra xem các chức năng có phù hợp với nhóm ứng viên, ngôn ngữ sử dụng, hình thức tổ chức và cách vận hành trong nội bộ hay không. Việc quản lý thống nhất từ khâu đăng ký đến việc hướng dẫn trong ngày diễn ra buổi giới thiệu sẽ giúp ứng viên nước ngoài thuận tiện hơn khi tham gia, đồng thời giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên tuyển dụng.